RAIL FLEET MANAGEMENT
Die Flottenplattform für europäische Wagenbesitzer und -betreiber.
Live-Standort der Wagen, digitale Schadensberichte und vorausschauende Wartung – verknüpft mit den Aufträgen und Zügen, für die Ihre Wagen tatsächlich im Einsatz sind. Ersetzen Sie Excel, E-Mails und isolierte Werkstattsysteme durch eine einzige Plattform.
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Wagenhalter und Betreiber in ganz Europa vertrauen darauf
DAS PROBLEM
Wagenflotten werden immer noch mit Excel verwaltet.
Der Arbeitsalltag der meisten Wagenhalter und Betreiber ist geprägt von fragmentierten Tools, langsamen Schadensprozessen und fehlender Transparenz über die tatsächlichen Kosten pro Wagen.
Wagenstatus in Tabellenkalkulationen
Wo sich welcher Wagen befindet, in welchem Zustand er ist, wann er verfügbar ist – alles verteilt auf Excel-Dateien, E-Mails aus der Werkstatt und das Gedächtnis einzelner Mitarbeiter. Keine zentrale Datenquelle, kein Live-Überblick.
Schadensabwicklung per Telefon und Papier
Schäden werden telefonisch gemeldet. Kostenvoranschläge gehen tagelang zwischen Betrieb und Werkstatt hin und her. Wagen stehen still, während der Papierkram aufgearbeitet wird – und Sie zahlen dafür.
Kein echter Überblick über die Kosten pro Wagen
Leasing, Reparatur, Wartung, Stillstand – die Zahlen existieren, aber in vier verschiedenen Systemen. Auslastung und Deckungsbeitrag pro Wagen bleiben unsichtbar, bis das Quartal abgeschlossen ist.
DIE ANTWORT VON RAIL-FLOW
Eine einzige Plattform für Fuhrpark, Werkstatt und Kosten.
Live-Wagenstandorte, digitale Schadensmeldungen direkt aus der Werkstatt und planbare Instandhaltung – vernetzt mit dem Rest Ihres Bahnbetriebs.
Live-Standort des Fuhrparks
Jeder Wagen – Status, Standort, Zustand, Verfügbarkeit – auf einen Blick. Stammdaten werden für ein sofortiges Onboarding aus RSRD² synchronisiert. Teilflotten, Pools und komplette Wagensätze lassen sich genau so organisieren, wie es Ihr Betrieb erfordert.
Digitale Schadensmeldungen
Schäden werden digital mit GCU/AVV-Standardcodes erfasst. Kostenvoranschläge gehen direkt an Vertragswerkstätten, Freigaben erfolgen zeilenweise mit lückenloser Historie. In Stunden, nicht in Tagen.
Kostentransparenz pro Wagen
Leasing-, Reparatur-, Wartungs- und Stillstandskosten – zugeordnet pro Wagen, pro Auftrag, pro Kostenstelle. Deckungsbeitrag und Fuhrpark-GuV sind live einsehbar, nicht erst zum Quartalsende.
SO FUNKTIONIERT ES
Vom Wagen-Onboarding bis zur Compliance – alles aus einer Hand.
Das Flottenmanagement deckt alle Bereiche ab, mit denen ein Wagenhalter zu tun hat – und verknüpft diese direkt mit den Aufträgen, Zügen und Kunden, für die Ihre Wagen tatsächlich im Einsatz sind.
Onboarding & Stammdaten
Importieren Sie Wagenstammdaten in einem Schritt aus RSRD² – UIC-Codes, technische Parameter, Kapazitäten und Zertifizierungen werden vollständig synchronisiert. Verwalten Sie Eigentums-verhältnisse für eigene, geleaste und kundenbezogene Wagen. Organisieren Sie Teilflotten, Pools und komplette Wagengarnituren so, wie es zu Ihren Betriebsabläufen passt. Integrieren Sie neue Wagen in Minuten statt in Wochen.
Tagesgeschäft
Wagenstatus, Standort und Zustand in Echtzeit. Telematik-Integration für Live-Positionen und Kilometerstände. Digitale Schadenserfassung mit GCU/AVV-Standardcodes – direkt an Vertragswerkstätten übermittelt, inklusive vollständiger Historie. Auftragstypen für Vermietung, Reparatur, Reinigung und Schadensaufnahme. Automatische Durchsetzung von Restriktionen und Instandhaltungssperren.
Instandhaltung & Compliance
Präventive Instandaltungs-planung auf Basis von Telematikdaten, Laufleistung und Zeitintervallen. Werkstattkoordination inklusive Dokumentation, Freigabe-workflows und TMS-Synchronisation bei jeder Änderung. Lückenlose Historie, Überwachung regulatorischer Anforderungen und GCU-konforme Schadensmeldung – für europäische Wagenhalter und deren Betreiber.
„Rail-Flow entwickelt sich zur operativen Basis für unseren Order-to-Cash-Prozess in der Schienenlogistik. Der eigentliche Mehrwert liegt für uns darin, dass wir damit einen realistischen Weg zur schrittweisen Standardisierung unserer Prozesse erhalten – mit durchgängiger Transparenz statt isolierter Einzellösungen.“
FLEET MANAGEMENT
Der schnellste Weg, um zu prüfen, ob es zu Ihrer Flotte passt.
Gehen Sie Ihren Wagenpark – ob eigen, geleast oder kundenbezogen – gemeinsam mit einem Flottenspezialisten durch, der diese Prozesse täglich steuert.
HAUPTFUNKTIONEN
Wichtige Funktionen, die Ihren
Flottenbetrieb verändern
Vom Onboarding eines neuen Wagen bis hin zur buchhalterischen Abwicklung – jede Funktion auf dieser Seite greift in einem vernetzten Workflow ineinander. Live-Standortverfolgung, digitale Schadensmeldungen, Instandhaltungsplanung – klicken Sie sich durch, um die Details zu erfahren.
Wagen in Minuten anlegen. Jede Bewegung verfolgen.
Stammdaten & Telematik
Stammdaten der Wagen werden in einem Schritt aus RSRD² importiert – UIC-Codes, technische Parameter, Kapazität und Zulassungsstatus werden vollständig synchronisiert. Die Eigentumsverhältnisse für eigene, geleaste und kundenbezogene Wagen werden lückenlos nachverfolgt. Unterflotten und Pools lassen sich flexibel organisieren, inklusive Live-Position, Laufleistung und Zustand aus der Telematik.
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Schäden am Wagen erfassen – im Büro lösen.
Schadensmanagement
Schäden werden digital per Foto und GCU/AVV-konformen Codes oder eigenen Standards erfasst und automatisch als Bericht versendet. Kostenvoranschläge gehen direkt an Vertragswerkstätten, inklusive Einzelpostenfreigabe. Eine vollständige Historie wird mit dem TMS synchronisiert, sodass Betrieb und Finanzabteilung den Status in Echtzeit einsehen können. Kein E-Mail-Ping-Pong mehr. Keine ungenutzten Wagen, während der Papierkram noch bearbeitet wird.
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Instandhaltung planen. Verfügbarkeit sichern. Stillstandzeiten minimieren.
Instandhaltungs- und Verfügbarkeits-planung
Vorausschauende Instandhaltungsplanung auf Basis von Telematikdaten, Laufleistung und Zeitintervallen. Konfigurierbare Intervalle je Wagentyp, automatisierte Vorlaufzeiten und Instandhaltungsfenster für die gesamte Flotte. Werkstattkoordination inklusive Dokumentation, Freigabeprozessen und lückenloser Historie. Sperren und Instandhaltungsblöcke werden automatisch durchgesetzt – Wagen können während der Wartung nicht für Aufträge disponiert werden.
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Jeder Wagen. Jede Kosten. Echtzeit-GuV.
Mietverträge & Flotten-GuV
Mietverträge als lebendige Stammdaten – Tagessätze, Standzeitmodelle, Indexierung, Kündigungsfristen, Rückgabebedingungen. Kostenaufteilung pro Wagen, pro Auftrag, pro Kostenstelle über Miete, Reparatur und Instandhaltung hinweg. Deckungsbeitrag pro Wagen in Echtzeit sichtbar, nicht erst zum Quartalsende. Soll-Ist-Vergleich der Mietkosten. Ein Kalender für Vertragsabläufe, der Kündigungsfristen rechtzeitig erkennt, bevor sie zum Problem werden.
SICHERHEIT & COMPLIANCE
Die Flottenplattform, die Ihre IT- und Audit-Teams überzeugen wird.
Rail-Flow betreibt bereits flottenkritische Infrastruktur für unsere Kunden – und ist entsprechend aufgestellt.
Erfolgsgeschichten
Wie Wagenhalter ihre Flotte mit Rail-Flow steuern
Vom Industrieversender, der seine Wagenflotte digitalisiert, bis zum Wagenvermieter, der tausende Assets verwaltet – drei Flottenprofile, drei Einsatzszenarien, eine Plattform.
Eisenbahnverkehrsunternehmen
Betrieb von Angebotsmanagement & Transportabwicklung für European Vision Rail
Captrain betreibt sechs rechtliche Einheiten auf den europäischen Schienengüterverkehrsmärkten. Vor Rail-Flow: Jede Einheit verwaltete den Vertrieb separat, Informationen waren verstreut, Angebotsvorlagen inkonsistent, Durchlaufzeiten zogen sich über Wochen und das Management hatte keinen Überblick über die Pipeline der gesamten Gruppe. Mit Rail-Flow Offer Management und CRM: eine Vertriebsarchitektur, sechs Marken, eine gemeinsame Kundendatenbank. Pipeline-Transparenz von der Anfrage bis zum Auftrag über alle Einheiten hinweg sowie standardisierte Angebotsdokumente, die jederzeit die richtige Marke und die korrekten Vertragsbedingungen widerspiegeln.
WEITERE FUNKTIONEN
Alles Weitere erledigt das Fleet Management.
Über die Kalkulation, die Pipeline und die Multi-Entity-Architektur hinaus deckt die Plattform jeden Workflow ab, den ein Vertriebsteam im Schienengüterverkehr täglich benötigt.
Regelmäßige neue Funktionen
Lückenlose Nachverfolgung jedes Waggons, jeder Bewegung und jeder Kostenstelle – von der Stammdatenanlage bis hin zu jedem Werkstattaufenthalt und jedem Auftrag, den der Waggon ausgeführt hat.
Auftragstyp-Verwaltung
Spezifische Auftragstypen für Vermietung, Reparatur, Reinigung und Schadenserfassung. Jeder mit eigenen Validierungsregeln, Genehmigungsworkflows und rollenbasiertem Zugriff.
Abweichungs-management
Proaktive Benachrichtigungen, wenn Waggons Wartungstermine verpassen, länger als geplant in der Werkstatt stehen oder Verfügbarkeitszusagen nicht eingehalten werden. Dokumentation und Gegenmaßnahmen sind integriert.
Berichte & Analysen
Dashboards für Flottenauslastung, Verfügbarkeit, Ausfallzeiten und Reparaturkosten pro Wagen. Datengestützte Planung für Flottenerneuerung und Kapazitätsentscheidungen – statt Excel-Exporte.
Validierungs- und Sperrregeln
Validierung von Geschäftsregeln bei jeder Änderung. Sperrfristen, Wartungsintervalle und Compliance-Prüfungen werden automatisch durchgesetzt – so können Wagen nicht für Aufträge zugewiesen werden, während sie sich im Einsatz befinden.
Vertragsmanagement
Kunden- und Lieferantenverträge, Slot-Vereinbarungen und Preisstrukturen an einem Ort – die Basis für jeden Auftrag, jede Disposition und jede Rechnung.
ENTDECKEN SIE UNSER FLEET MANAGEMENT
Buchen Sie eine Flotten-Demo, die genau auf Ihren Wagenpark zugeschnitten ist.
Personalisierte Demo in 30 Minuten. Reduzieren Sie manuellen Aufwand. Überwachen Sie Ihre Wagenflotte kontinuierlich. Senken Sie die Stillstandzeiten Ihrer Wagen.
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Leon Markhoff
Product Owner & Implementation Consultant
+49 69 96 75 97 68
l.markhoff@rail-flow.com
Häufig gestellte Fragen
Die Fragen, die wir bei der Evaluierung des Flottenmanagements am häufigsten hören. Fehlt etwas? Fragen Sie einfach während der Demo nach.
Haben Sie eine Frage, die hier nicht beantwortet wird? Melden Sie sich bei uns, wir antworten innerhalb eines Werktages.
Ja, eine direkte RSRD-Anbindung ist enthalten. UIC-Codes, technische Parameter, Kapazitäten und Zertifizierungen werden automatisch synchronisiert. Das Onboarding einer neuen Flotte dauert in der Regel Minuten statt Wochen. Für Wagen ohne UIC-Nummer (etwa internationale oder Spezialfahrzeuge) ist ein manueller Import möglich.
Ja. Jeder Wagen trägt seine Eigentumskennzeichnung (eigen, Name des Vermieters, kundenbezogen), und die Plattform unterscheidet danach Verfügbarkeit, Instandhaltungsverantwortung und Kostenzuordnung. Der Deckungsbeitrag je Wagen berücksichtigt den Eigentumsmix automatisch.
Ja. Die Instandhaltungsdokumentation ist ECM-fähig, mit vollständigem Audit-Trail und Nachverfolgbarkeit serialisierter Komponenten. Schadcodes nach AVV-Standard sind hinterlegt, eigene Codes können Sie zusätzlich anlegen. Die GCU-Konformität wird für europäische Wagenhalter unterstützt. Die Werkstattsteuerung deckt vorgeschriebene Prüfungen und Umbaukampagnen ab.
Die offene API verbindet sich mit den großen Flotten-Ökosystemen: SAP, IBM Maximo, Oracle ERP, zedas®asset, Carl, sternico und weiteren. Telematikanbieter werden über Standardschnittstellen angebunden, etwa Kasasi, Nexxiot und Savvy CarGo. Individuelle Schnittstellen entstehen innerhalb von Wochen.
Aufträge im TMS greifen auf die Stammdaten aus Fleet zu. Schäden aus dem Betrieb werden an Fleet gemeldet. Reparatur- und Instandhaltungskosten werden je Wagen zugeordnet und an Ihr ERP weitergegeben. Einzeln oder als Plattform, ganz wie Sie möchten.
WEITERE PRODUKTE
Entdecken Sie den Rest der Plattform.
Das Flottenmanagement ist ein Teil unserer Order-to-Cash-Plattform für den Schienen- und intermodalen Verkehr. Drei Produkte, die Wagenhalter als Nächstes in Betracht ziehen.
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Transportmanagement (TMS)
Planen, disponieren, verfolgen und fakturieren Sie jeden Transport Ihrer Flotte. Aufträge, Züge und Waggons sind auf einer Plattform vernetzt – keine doppelte Dateneingabe, keine Verzögerungen beim Abgleich.
Terminal-Betriebssystem
Steuern Sie Terminalabläufe durchgängig: von der Ein- und Ausfahrt über den Containerumschlag und die Slot-Verwaltung bis hin zur Lagerplatzplanung.
Angebotsmanagement und CRM
Pflegen Sie Kundenbeziehungen, erstellen Sie strukturierte Angebote und verfolgen Sie jeden Abschluss – von der ersten Anfrage bis zum unterzeichneten Vertrag.