Veränderungsbedarf durch die Einführung von Rail Offer Management

ArcelorMittal Eisenhüttenstadt Transport GmbH (AMEH Trans), ein Eisenbahnverkehrsunternehmen mit einer Flotte von 14 Lokomotiven, erbringt Schienengüterverkehrsleistungen sowohl für die Muttergesellschaft ArcelorMittal als auch für externe Kunden. Mit dem Ziel einer nachhaltigen Entwicklung und der langfristigen Sicherung der Marktposition entschied sich das Unternehmen, seine Vertriebsprozesse zu modernisieren. Dies sollte Effizienz, Transparenz und Zusammenarbeit auf allen Unternehmensebenen fördern. Angesichts des erheblichen Wachstumspotenzials im Fernverkehr wurde ein optimiertes Angebotsmanagementsystem unerlässlich. Stefan Nemack, Geschäftsführer bei AMEH Trans, bereitet das Unternehmen bereits seit einigen Jahren auf die Zukunft vor:

„Vieles hängt von den Menschen und der Führung ab, aber auch von klaren Prozessen, passenden IT-Tools und den richtigen Partnern, die das Geschäft verstehen und uns voranbringen.“

Zuvor stand AMEH Trans vor Herausforderungen im Vertrieb, die vielen Unternehmen bekannt sind: fragmentierte Kommunikation, fehlender Überblick über eingegangene Anfragen, manuelle Angebotsverfolgung und begrenzte Transparenz. Eine klare Kommunikation innerhalb des Vertriebsteams und mit dem Management wurde essenziell – hier kam Rail Offer Management (ROM) als digitale Lösung ins Spiel, um Professionalität und Effizienz zu steigern.

Transparenz und Effizienz im Fokus

Die Entscheidung für das ROM-System von Rail-Flow brachte dem Vertrieb von AMEH Trans schnell deutliche Verbesserungen. Das gesamte Team hat nun Zugriff auf Echtzeitdaten zu Angeboten, Kundeninteraktionen und anstehenden Aufgaben, wodurch die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern minimiert wurde. „Unsere Kunden schätzen es sehr, dass wir jetzt ein externes System mit einer klaren Angebotsnummer haben“, berichtet Stefan. „So können wir Verkaufspotenziale schneller und einfacher nachverfolgen.“

Intern ermöglichen das Dashboard und die Sortierfunktionen des Systems dem Team, die individuelle Arbeitslast einzuschätzen und den Status von Angeboten zu überwachen. „Man sieht sofort, wo Arbeit ansteht, wie viele Angebote offen sind und bei welchen wir noch auf eine Kundenrückmeldung warten“, erklärt er. Diese neue Klarheit steigert nicht nur die Effizienz, sondern verbessert auch das Management der Vertriebspipeline, sodass das Team Verkaufschancen besser erkennen und ein optimiertes Kundenerlebnis bieten kann.

Der Übergang verlief jedoch nicht ohne Herausforderungen. Das Eisenbahnverkehrsunternehmen stieß auf Schwierigkeiten beim Change Management innerhalb des Teams – eine typische Hürde für viele Unternehmen bei der Einführung digitaler Lösungen. „Wir hatten anfangs, sagen wir mal, ein paar Probleme, alle mit ins Boot zu holen“, so Stefan.

Einige Teammitglieder passten sich schnell an, während es anderen schwerer fiel. Um sicherzustellen, dass alle an einem Strang ziehen, erläuterte AMEH Trans mit Unterstützung von Rail-Flow die Vorteile der Lösung und zeigte anhand von Praxisbeispielen, wie sie den Arbeitsalltag vereinfachen kann. Mit einer klaren Frist für die Klärung von Fragen und Problemen führte dieser Ansatz zu einer spürbaren Steigerung der Nutzung und einer deutlichen Verbesserung im gesamten Team.

„Jetzt sehe ich, wie es sich in den Ebenen unter mir verbreitet; es geschieht ganz natürlich. Sie arbeiten im Vertrieb enger zusammen, und ich muss sie nicht mehr daran erinnern, das System zu nutzen – es passiert automatisch.“

Dieser Wandel zeigt, wie das System nun die zuvor fehlende Transparenz und Organisation bietet und es jedem, sogar dem Sicherheitsmanagement-Team, ermöglicht, auf dem Laufenden zu bleiben und proaktiv zu handeln.

Wachstum mit Blick auf die Zukunft

Während AMEH Trans seine Marktposition weiter festigt und ausbaut, sieht das Unternehmen in Rail-Flow einen wichtigen Partner für den zukünftigen Erfolg. Mit dem Ziel, den gesamten Order-to-Cash-Prozess zu integrieren, betonte Stefan die Bedeutung von ROM als Ausgangspunkt für Kundeninteraktionen. Zukünftig plant das Unternehmen, die Nutzung der Rail-Flow-Lösungen auszuweiten, einschließlich der Erstellung eines Data Warehouse für zentralisiertes Reporting und Analysen.

Stefan betonte die nächsten Schritte zur Verfeinerung der CRM-Prozesse innerhalb von ROM: „Wir müssen gemeinsam mit dem Vertriebsteam einheitliche Regeln für die Nutzung und Pflege des Systems festlegen. Daran arbeiten wir gerade.“ Das Team freut sich zudem auf die neuen Funktionen zur Angebots- und Verkaufspreiskalkulation, die ihren optimierten Ansatz weiter unterstützen werden.

Darüber hinaus erwähnte er die Vorfreude auf die Implementierung und Nutzung des Rail Transport Management Systems von Rail-Flow, das für die Planung, die kaufmännische Abwicklung und das Vertragsmanagement entscheidend sein wird. „Das ist für uns der logische nächste Schritt.“ Stefan blickt optimistisch in die Zukunft:

„Es herrscht eine echte Aufbruchstimmung, und ich denke, wir sind auf einem guten Weg.“

Hervorragende Zusammenarbeit als Kernstück

Die Einführung von Rail Offer Management war für AMEH Trans ein echter Gewinn: Sie steigerte Transparenz, Effizienz und Kundenzufriedenheit und stärkte das Unternehmen langfristig. Wie sie feststellten: „Wir haben mit Rail-Flow angefangen und ich denke, dabei bleiben wir auch.“ Auf die Frage, ob das Unternehmen die Lösung von Rail-Flow weiterempfehlen würde, antwortete Stefan: „Ja, absolut. Es ist eine Software, mit der wir sehr positive Erfahrungen gemacht haben. Die Zusammenarbeit wird zudem einfacher, wenn alle mit demselben System und denselben Daten arbeiten. In unserer Branche ist Zusammenarbeit der Schlüssel zum Erfolg.“

Die Erfahrung von AMEH Trans ist ein starkes Beispiel für andere Eisenbahnverkehrsunternehmen, wie man durch den Einsatz der richtigen digitalen Werkzeuge in einem wettbewerbsintensiven Umfeld erfolgreich transformieren kann.