Rail Offer Management
Von Tag eins an auf Wachstum ausgelegt
Wie European Vision Rail seinen Vertrieb und seine Angebotserstellung auf dem Rail Offer Management von Rail-Flow aufgebaut hat: bahnspezifische Relationen kalkulieren, Angebote erstellen und schnell wachsen.
EVR wurde Ende 2025 gegründet und hat keine Zeit zu verlieren. Jede Woche ohne funktionierenden Vertriebsprozess kostet Angebote und Umsatz. EVR hat sich von Anfang an für das Rail Offer Management (ROM) von Rail-Flow entschieden, um seinen Vertriebsprozess aufzubauen. Die Plattform liefert bahnspezifische Kalkulation, professionelle Angebote und einen zentralen Ort für jeden Kunden. Bereits kurz nach der Unternehmensgründung entstanden die ersten Angebote in ROM.
Highlights dieses Erfolgs:
- bahnspezifische Relationen Abschnitt für Abschnitt zu kalkulieren: Trassen, Lokomotiven, Personal, Energie sowie interne und externe Leistungen
- standardisierte Angebote im Corporate Design schnell und unkompliziert mit Textbausteinen zu erstellen und direkt aus dem System zu versenden
- Kunden, Kontakte und die Vertriebspipeline in einem bahnspezifischen CRM zu verwalten, statt in Tabellen und mehreren Postfächern
- ohne Systemwechsel zu wachsen: Dieselbe Plattform skaliert vom ersten Angebot bis zum vollständigen, mehrere Gesellschaften und Länder umfassenden Vertrieb
„ROM bringt mit, was wir im Schienengüterverkehr für Angebote tatsächlich brauchen. Wir arbeiten gerne damit.“
Herausforderung
Ein brandneues Eisenbahnverkehrsunternehmen braucht sofort einen funktionierenden Vertriebs- und Kalkulationsprozess. Tabellen skalieren nicht, und generische CRM-Systeme können weder einen Ganzzug noch eine Trasse oder einen grenzüberschreitenden Abschnitt kalkulieren. Jedes langsame, manuelle Angebot ist eine verpasste Chance, Verkehre zu gewinnen.
Lösung
Das ROM von Rail-Flow gab EVR ein bahnspezifisches CRM, ein Kalkulations-Tool und standardisierte Angebotsdokumente. Kurz nach der Unternehmensgründung live, mit Spielraum, zu einem Betrieb mit mehreren Gesellschaften zu skalieren.
Die Herausforderung
Die meisten Digitalisierungsgeschichten im Bahnsektor beginnen mit einem schmerzhaften Altsystem. Die von EVR beginnt mit einem leeren Blatt. Das Unternehmen ist Ende 2025 als neues, grenzüberschreitendes Eisenbahnverkehrsunternehmen gestartet. Das ist ein Vorteil: Es gibt keine alte Software, die entwirrt werden müsste. Aber es ist auch ein Wettlauf. Ein junges Verkehrsunternehmen verdient nichts, bevor es eine Relation kalkulieren, ein Angebot erstellen und es an einen Kunden senden kann.
Die naheliegenden Abkürzungen funktionieren im Bahngeschäft nicht. In Excel lässt sich zwar kalkulieren, aber jeder tut es anders. Es entstehen unzählige Tabellen mit eigenen Formeln und Versionen, die niemand mehr abgleichen oder konsistent halten kann. Die Pipeline liegt in einer separaten Datei. Kundennotizen stecken im Postfach von irgendjemandem. Bis alles abgeglichen ist, ist die Frist der Ausschreibung verstrichen.
Generische CRM-Systeme lösen das ebenfalls nicht. Sie wurden nie für Ganzzüge, Einzelwagenverkehre oder mehrgliedrige Bahnkalkulationen entwickelt. Lokomotiven, Wagen, Personal, Energie, Traktion und Gleise passen in kein generisches Feld. Wer aus dem Bauch heraus kalkuliert, verliert seine Marge.
EVR brauchte ein kommerzielles Rückgrat, das bereits die Sprache der Bahn spricht. Und es brauchte es ab Tag eins.
„Ein neues EVU hat kein Jahr Zeit, um seinen Vertrieb aufzubauen. Mit ROM gelingt das ab dem ersten Tag: Kundendatenbank, Vertriebspipeline, Kalkulation, Angebot – so kann sich das Team von Beginn an auf die Kunden konzentrieren und das Unternehmen wachsen.“
Dominik Fürste, Co-Founder, Rail-Flow
Die Lösung
EVR ist mit dem Rail Offer Management von Rail-Flow live gegangen, dem bahnspezifischen CRM- und Angebotsmanagement-System der Rail-Flow-Plattform. ROM deckt den gesamten Vertriebsprozess ab: Opportunities und Pipeline, Kundenstammdaten, bahnspezifische Kalkulation, Angebotsdokumente, Versand und, nach Annahme des Kunden, die Übergabe an das Rail-Flow Transportmanagementsystem.
Das ROM-Toolset:
- CRM und Kundenmanagement: Unternehmen, Kontakte, Notizen, Kommunikation und Aufgaben in einer bahnspezifischen Kundenbasis.
- Opportunities und Vertriebspipeline: Phasen, Status, erwarteter Umsatz, Abschlusswahrscheinlichkeit und Clustering in Key Accounts und Selling Center.
- Anfragen und PTM-Integration: Ausschreibungen und Anfragen aus dem Rail-Flow PTM fließen direkt in die ROM-Pipeline, sodass keine Opportunity verloren geht.
- Angebote je Anfrageart: Ganzzug, Einzelwagenverkehr, intermodale Ladeeinheit, Leistungen und Asset-Vermietung, jeweils mit dem passenden Formular und dem vollständigen Lebenszyklus.
- Das Kalkulations-Tool: hinterlegte Kostensätze für Trassen, Personal, Lokomotiven, Energie und Leistungen, automatische Aufteilung an Ländergrenzen, Gemeinkosten, Risiko und Marge sowie ein Verkaufspreis pro Zug, pro Nettotonne oder pro Wagen, der direkt ins Angebot übernommen wird.
- Angebotsdokumente und Versand: mehrsprachige Vorlagen im Corporate Design, Standard-Textbausteine und -Konditionen, per E-Mail versendet.
Wie EVR den Vertrieb auf ROM abwickelt
EVR nutzt ROM über den gesamten Vertriebsprozess hinweg. Kunden, Kontakte und Opportunities liegen in einem bahnspezifischen CRM. Daraus wächst die Vertriebspipeline. Das Team kalkuliert jede Relation mit dem Kalkulations-Tool. Trassen, Traktion, Personal, Energie und ggf. weitere Kostenbausteine werden berücksichtigt. Für einen fremd vergebenen Abschnitt wird ein All-in-Preis eines externen Partners als Fremdkosten gebucht. Das Ergebnis wird direkt ins Angebot übernommen. EVR erzeugt ein Angebotsdokument im eigenen Corporate Design mit den passenden Konditionen und versendet es per E-Mail, alles aus einer Oberfläche. Als frisch gestartetes Unternehmen prägt EVR zudem das Produkt mit: Das Feedback fließt direkt in die Roadmap von Rail-Flow ein.
Die Ergebnisse
Für ein Unternehmen, das es vor wenigen Monaten noch nicht gab, betreibt EVR bereits einen vollständigen, bahnspezifischen Vertriebsprozess. Aus der ersten Kalkulation wurde das erste Angebot: In den ersten fünf Monaten sind rund 180 Angebote in ROM entstanden.
Der Business Case ist einfach. Ein junges Verkehrsunternehmen wächst, indem es mehr hochwertige Angebote schneller zu mehr Kunden bringt. ROM beseitigt die Dinge, die ein neues Team ausbremsen: die Bahnkalkulationslogik von Hand neu aufzubauen und Angebote, Pipeline und Kundendaten über getrennte Tools hinweg zusammenzubringen. Die Mitarbeitenden von EVR verbringen ihre Zeit damit, Verkehre zu kalkulieren und zu gewinnen. Schnellere, konsistente Angebote bedeuten mehr fristgerecht beantwortete Ausschreibungen und mehr Umsatz.
Und die Plattform wächst mit. Dasselbe ROM, das die ersten Angebote von EVR abwickelt, kann auch den Vertrieb über mehrere Gesellschaften und Länder hinweg abbilden, mit rollenbasierten Berechtigungen und Vorlagen je Gesellschaft. EVR kann Gesellschaften, Länder, Marken und Anfragearten hinzufügen, ohne das System zu wechseln. Auf Wachstum ausgelegt, von Tag eins an.
Möchten Sie sehen, wie Rail-Flow ROM für Ihr Vertriebsteam funktioniert?
